Rumah sakit merupakan organisasi yang memiliki alur kerja yang sangat kompleks. Dalam satu hari saja, berbagai unit harus bekerja dan berkoordinasi untuk memberikan pelayanan kepada pasien, mulai dari pendaftaran, poli, farmasi, laboratorium, radiologi, kasir, hingga rekam medis.
Idealnya, seluruh proses tersebut berjalan terintegrasi, cepat, dan akurat. Namun, dalam praktiknya, masih banyak rumah sakit yang menghadapi berbagai hambatan dalam alur kerja sehari-hari.
Masalahnya terkadang bukan karena tenaga kesehatan atau staf rumah sakit tidak bekerja dengan baik, tetapi karena alur kerja dan sistem yang digunakan belum mendukung kebutuhan operasional rumah sakit.
Lalu, bagaimana cara mengetahui bahwa alur kerja rumah sakit Anda perlu dibenahi? 7 tanda ini perlu Anda pahami.
1. Pasien Harus Berulang Kali Mengantre
Salah satu tanda paling mudah terlihat adalah pasien harus berpindah dari satu unit ke unit lain dan kembali mengantre berkali-kali. Misalnya, setelah melakukan pendaftaran, pasien masih harus membawa dokumen tertentu ke poli. Setelah pemeriksaan, pasien lalu kembali diarahkan ke farmasi atau laboratorium dan harus melakukan proses administrasi yang sebenarnya dapat dipersiapkan sebelumnya.
Jika nantinya proses seperti ini terjadi secara terus-menerus, maka membuat waktu tunggu pasien akan menjadi semakin panjang.
Dijelaskan, bahwa pengalaman pasien merupakan salah satu indikator penting dalam menilai kualitas pelayanan rumah sakit. Mempunyai alur yang baik dapat membuat pasien bergerak mengikuti kebutuhan pelayanan, dan bukan mengikuti proses administrasi yang berulang.
2. Data Pasien Harus Diinput Berulang Kali
Apakah petugas di beberapa unit masih harus mengetik ulang data pasien yang sebenarnya sudah tersedia?
Jika jawabannya iya, ini merupakan tanda bahwa integrasi antarunit perlu diperbaiki.
Data identitas pasien, nomor rekam medis, informasi kunjungan, diagnosis, tindakan, resep, hasil pemeriksaan, hingga informasi pembayaran seharusnya dapat mengalir ke unit terkait sesuai kebutuhan.
Input data berulang tidak hanya membuang waktu, namun semakin banyak data yang diketik ulang, semakin besar pula kemungkinan terjadi kesalahan.
Satu kesalahan kecil pada identitas atau data pasien dapat menimbulkan masalah pada proses pelayanan berikutnya. Karena itu, integrasi data bukan sekadar persoalan teknologi, tetapi juga bagian dari upaya meningkatkan efisiensi dan keamanan proses pelayanan.
3. Komunikasi Antarunit Masih Bergantung pada Kertas atau Pesan Manual
Kertas, telepon, chat pribadi, atau komunikasi lisan masih dapat digunakan dalam kondisi tertentu. Namun, jika hampir seluruh koordinasi antarunit hanya bergantung pada cara tersebut, rumah sakit hanya perlu mengevaluasi kembali alurnya.
Bayangkan ketika poli membutuhkan hasil laboratorium. Petugas harus mencari informasi secara manual, menghubungi unit lain, atau menunggu dokumen dikirimkan. Proses tersebut dapat memperlambat pelayanan.
Dengan sistem yang terintegrasi, informasi yang dibutuhkan dapat tersedia bagi unit yang memiliki hak akses tanpa harus terus-menerus melakukan komunikasi manual.
Tujuannya bukan menghilangkan komunikasi antarpetugas, tetapi mengurangi pekerjaan administratif yang sebenarnya dapat dilakukan oleh sistem.
4. Sulit Mengetahui Status Proses Pasien
Tanda berikutnya adalah ketika petugas kesulitan menjawab pertanyaan sederhana:
Pasien ini sudah sampai tahap mana? Apakah pasien sudah diperiksa dokter? Apakah resep sudah masuk farmasi?
Jika untuk mengetahui status tersebut petugas harus menelepon atau mencari dokumen terlebih dahulu, berarti visibilitas proses pelayanan masih rendah.
Rumah sakit membutuhkan alur informasi yang dapat dipantau secara jelas.
Dengan sistem yang terintegrasi, setiap unit dapat mengetahui informasi yang relevan sesuai kewenangannya. Hal ini membantu petugas mengambil keputusan lebih cepat dan mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari informasi.
5. Pekerjaan Administrasi Menghabiskan Banyak Waktu Petugas
Tenaga kesehatan dan staf rumah sakit seharusnya dapat lebih fokus pada pekerjaan utama mereka.
Namun, jika sebagian besar waktu justru habis untuk mengisi formulir, mencari dokumen, melakukan input data berulang, mencetak dokumen, atau melakukan rekonsiliasi data secara manual, maka alur kerja perlu dievaluasi.
Digitalisasi bukan berarti semua proses harus dibuat rumit atau seluruh pekerjaan manusia digantikan oleh sistem.
Sebaliknya, teknologi seharusnya digunakan untuk mengurangi pekerjaan yang repetitif, sehingga tenaga rumah sakit dapat lebih fokus pada pelayanan dan pekerjaan yang membutuhkan keahlian manusia.
6. Data Antarunit Tidak Sinkron
Masalah yang cukup serius terjadi ketika satu unit memiliki data yang berbeda dengan unit lainnya. Misalnya, data pasien di pendaftaran berbeda dengan data yang muncul di poli. Atau informasi transaksi di kasir tidak langsung sesuai dengan informasi pelayanan yang dilakukan.
Ketidaksinkronan seperti ini dapat menyebabkan pekerjaan tambahan, memperlambat pelayanan, bahkan meningkatkan risiko kesalahan administrasi. Idealnya, rumah sakit memiliki satu sumber data yang terintegrasi.
Setiap unit tetap memiliki fungsi masing-masing, tetapi informasi yang digunakan berasal dari ekosistem data yang saling terhubung. Di sinilah peran SIMRS menjadi penting.
SIMRS seharusnya tidak hanya menjadi aplikasi untuk mencatat data, tetapi menjadi bagian dari ekosistem yang menghubungkan berbagai proses rumah sakit.
7. Rumah Sakit Sulit Mendapatkan Data untuk Pengambilan Keputusan
Tanda terakhir adalah ketika pimpinan rumah sakit membutuhkan laporan, tetapi data harus dikumpulkan terlebih dahulu dari berbagai unit.
Misalnya, manajemen ingin mengetahui jumlah kunjungan pasien, waktu tunggu, penggunaan obat, aktivitas laboratorium, pendapatan, atau performa pelayanan.
Jika setiap laporan harus dibuat secara manual dan membutuhkan waktu lama, maka sistem informasi yang digunakan belum memberikan manfaat maksimal bagi manajemen.
Data operasional seharusnya dapat diolah menjadi informasi yang membantu pimpinan mengambil keputusan.
Dengan data yang terintegrasi, manajemen dapat melihat kondisi rumah sakit secara lebih menyeluruh dan menentukan langkah perbaikan berdasarkan data, bukan sekadar asumsi.
Saatnya Melihat Kembali Alur Kerja Rumah Sakit
Jika beberapa tanda di atas masih ditemukan di rumah sakit Anda, bukan berarti seluruh sistem harus langsung diganti.
Hal pertama yang perlu dikondisikan adalah memetakan alur kerja yang berjalan saat ini. Mulai dari pendaftaran pasien, pelayanan di poli, pemeriksaan penunjang seperti laboratorium dan radiologi, farmasi, pembayaran, hingga rekam medis.
Kemudian identifikasi titik-titik yang menyebabkan antrean, pekerjaan berulang, keterlambatan informasi, atau duplikasi data.
Setelah itu, tentukan proses mana yang dapat diintegrasikan dan mana yang perlu disederhanakan.
Teknologi dapat menjadi salah satu solusi, tetapi teknologi harus mengikuti kebutuhan proses bisnis rumah sakit bukan sebaliknya.
SIMRS Bukan Hanya Sekadar Aplikasi
Rumah sakit membutuhkan sistem informasi yang mampu mendukung proses dari hulu hingga hilir.
Pendaftaran menghasilkan data pasien. Data tersebut digunakan oleh poli. Hasil pelayanan dapat terhubung dengan farmasi, laboratorium, radiologi, kasir, dan rekam medis. Seluruh informasi kemudian dapat menjadi sumber data bagi manajemen.
Dengan pendekatan seperti ini, SIMRS tidak berdiri sendiri sebagai aplikasi, tetapi menjadi penghubung berbagai proses dan unit di rumah sakit.
Hasil akhirnya bukan hanya pelayanan yang lebih digital, tetapi proses yang lebih terstruktur, informasi yang lebih mudah diakses, dan keputusan yang lebih berbasis data.
Segera konsultasikan kebutuhan sistem RS Anda bersama SIMRS Farmagitech, untuk mengetahui bagaimana aplikasi kami bekerja membantu pelayanan di fasilitas kesehatan Anda. Klik tombol di bawah untuk tahu lebih lanjut!
Baca juga : 7 Kesalahan Fatal Saat Implementasi SIMRS dan Cara Menghindarinya
Baca juga: Menjaga Pelayanan Tetap Berjalan Saat Go-Live SIMRS: Rencana Cadangan dan Jadwal Bertahap
