Ada pemandangan yang sering terjadi di banyak rumah sakit seperti server sudah terpasang, lisensi sudah dibayar, dan pelatihan sudah digelar. Namun, enam bulan kemudian, perawat masih mencatat di kertas untuk jaga-jaga, dokter mengeluh sistem lambat, dan bagian keuangan merekap manual karena angka di SIMRS tidak cocok dengan kenyataan.
Proyek yang dulu dibanggakan di rapat direksi diam-diam menjadi proyek yang tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sebagai direktur, Anda tidak perlu menguasai teknis pemrograman untuk mencegahnya.
Sekarang hal yang perlu Anda kuasai adalah pertanyaan yang tepat, dan pertanyaan itu harus diajukan sebelum kontrak ditandatangani, bukan sesudahnya. Berikut lima hal yang perlu dicek lebih dulu.
1. Masalah Apa yang Sebenarnya Ingin Diselesaikan?
Banyak proyek SIMRS lahir dari alasan yang kabur: “rumah sakit lain sudah pakai”, “regulasi mewajibkan”, atau “vendor menawarkan paket menarik”. Alasan semacam itu tidak cukup untuk menopang investasi miliaran rupiah.
Namun, mulailah dengan pertanyaan yang lebih tajam. Apa yang sering menghambat rumah sakit kita hari ini? Apakah antrean pendaftaran yang panjang, klaim yang sering tertunda atau dikembalikan, stok obat yang tidak terpantau, atau laporan manajemen yang baru siap setelah tanggal 20 bulan berikutnya.
Setelah masalah utama jelas, baru kemudian buat menjadi target terukur. Misalnya, waktu tunggu pendaftaran turun dari 40 menit menjadi 15 menit, atau tingkat klaim pending turun separuhnya dalam satu tahun. Target seperti ini adalah kompas selama proyek berjalan dan menjadi alat ukur ketika Anda harus mempertanggungjawabkan investasi kepada pemilik atau dewan pengawas.
2. Siapa yang Memiliki Proyek Ini dan Siapkah Orang-Orangnya?
Proyek SIMRS paling sering gagal umumnya disebabkan oleh sumber daya manusia, bukan karena teknologi. Sistem secanggih apa pun terasa tidak akan berguna jika dokter, perawat, apoteker, dan petugas administrasi tidak mau atau tidak mampu memakainya.
Namun, ada dua hal yang perlu dipastikan, supaya proyek SIMRS untuk rumah sakit Anda bisa benar-benar berjalan sebagai mana mestinya.
Pertama, kepemilikan. Jangan menyerahkan proyek ini sepenuhnya kepada bagian IT. Sebab, SIMRS mengubah cara kerja klinis dan keuangan, sehingga pemilik proyeknya harus berasal dari sisi bisnis dan pelayanan. Mulailah tunjuk satu sponsor di level direksi dan bentuk tim lintas fungsi yang melibatkan perwakilan dokter, keperawatan, farmasi, laboratorium, rekam medis, dan keuangan. Dokter yang dihormati rekan-rekannya sering menjadi faktor penentu. Jika mereka mendukung, yang lain akan mengikuti.
Kedua, kesiapan dan kapasitas. Tanyakan secara jujur berapa beban kerja staf saat ini. Jika perawat sudah kewalahan, meminta mereka belajar sistem baru sambil melayani pasien tanpa dukungan tambahan hampir pasti menghasilkan penolakan. Alokasikan waktu pelatihan yang nyata, sediakan pendamping di lapangan selama masa awal, dan siapkan rencana menghadapi resistensi, karena resistensi pasti muncul.
3. Apakah Alur Kerja Kita Sudah Rapi Sebelum Didigitalkan?
Ada ungkapan yang masih berlaku dalam dunia sistem informasi: yaitu mendigitalkan proses yang berantakan hanya akan menghasilkan kekacauan yang lebih cepat.
Sebelum memilih aplikasi, petakan dulu bagaimana alur pasien dan alur data dari pendaftaran, pemeriksaan, tindakan, farmasi, hingga penagihan.
Kemudian, temukan titik-titik yang selama ini bergantung pada kebiasaan perorangan, formulir ganda, atau persetujuan lisan. Mulailah berusaha untuk sederhanakan apa yang bisa disederhanakan, lalu standarkan.
Perhatikan juga kualitas data dasar seperti master data tarif, kode diagnosis, daftar obat, dan data dokter sering tidak seragam antarunit. Jika data ini dibawa apa adanya ke sistem baru, kekeliruan lama ikut terbawa dan baru ketahuan setelah laporan keuangan tidak sinkron.
Membersihkan data memang tidak glamor, tetapi bagian inilah yang menentukan apakah sistem Anda dipercaya atau diragukan.
4. Apakah Sistem Bisa Terhubung dan Memenuhi Aturan?
Rumah sakit tidak bisa berdiri sendiri dan SIMRS Anda harus bisa berbicara dengan banyak pihak: sistem laboratorium, radiologi dan PACS, farmasi, BPJS Kesehatan, hingga platform nasional seperti SATUSEHAT milik Kementerian Kesehatan.
Di sisi regulasi, Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mewajibkan fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik. Aturan ini harus menjadi acuan sejak awal, bukan urusan belakangan.
Karena itu, jangan hanya menilai fitur yang tampil dalam demo. Tanyakan hal-hal yang menentukan keberlangsungan sistem:
- Apakah vendor mendukung standar interoperabilitas yang dipakai di Indonesia, dan sudah terbukti terintegrasi dengan SATUSEHAT dan BPJS di rumah sakit lain?
- Siapa yang memiliki data kami, dan dalam format apa data bisa diekspor jika suatu hari kami berganti vendor?
- Apakah ada risiko terkunci pada satu penyedia (vendor lock-in)?
Soal terakhir sering luput dari perhatian. Jika data pasien tersandera dalam format tertutup, posisi tawar Anda terhadap vendor melemah di tahun-tahun berikutnya, justru saat biaya pemeliharaan mulai naik.
5. Berapa Biaya Sebenarnya dan Seberapa Aman Datanya?
Harga lisensi hanyalah ujung dari gunung es, sebab biaya total kepemilikan mencakup perangkat keras dan jaringan, migrasi data, pelatihan, biaya pemeliharaan tahunan, pengembangan tambahan, dan tenaga IT internal.
Proyek mangkrak umumnya selalu dimulai dari anggaran yang habis di tengah jalan karena komponen-komponen ini tidak dihitung sejak awal.
Hitung biaya untuk tiga hingga lima tahun, bukan hanya tahun pertama. Dengan begitu, Anda bisa membandingkan penawaran secara adil dan menyiapkan anggaran yang realistis.
Berikutnya adalah masalah keamanan data pasien, yang mana data rekam medis termasuk data pribadi yang sensitif. Menurut Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (PDP) menempatkan tanggung jawab yang nyata pada pengendali data, dan rumah sakit adalah salah satunya.
Kebocoran data bukan hanya risiko teknis, tetapi juga risiko hukum dan reputasi yang bisa merusak kepercayaan pasien. Pastikan ada kontrol akses berbasis peran, jejak audit, enkripsi, cadangan data yang teruji, serta rencana pemulihan jika sistem lumpuh.
Kemudian tanyakan juga bagaimana pelayanan tetap berjalan saat listrik atau jaringan terganggu? sebab masalah seperti ini masih lumrah.
Keputusan yang Tepat Membawa Hasil Positif untuk RS
Kelima hal ini bukan malah menjadi hambatan, sebab, inilah yang membuat investasi Anda sampai pada tujuannya. Rumah sakit yang berhasil mendigitalkan layanannya umumnya bukan yang membeli sistem paling mahal, tetapi mereka yang paling jelas tujuannya, paling siap orang-orangnya, paling rapi prosesnya, paling cermat memilih mitranya, dan paling jujur menghitung biayanya.
Sebelum rapat direksi berikutnya, coba ajukan lima pertanyaan di atas kepada tim Anda. Jika ada yang tidak bisa dijawab dengan yakin, itu bukan tanda untuk membatalkan proyek. Itu tanda bahwa Anda baru saja menemukan titik rawan sebelum menjadi kerugian.
Digitalisasi yang baik dimulai dari pertanyaan yang tepat, bukan dari aplikasi yang tepat. Farmagitech mengerti setiap kebutuhan rumah sakit, dari awal hingga akhir dan saatnya konsultasikan kebutuhan faskes Anda bersama kami untuk melihat bagaimana sistem ini bekerja.
Baca juga: 7 Kesalahan Fatal Saat Implementasi SIMRS dan Cara Menghindarinya
Baca juga: Data Pasien Bukan Sekadar Berkas, Ini Amanah yang Harus Dijaga
