Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) sering dianggap sebagai solusi instan untuk mengatasi antrean panjang, klaim yang tersendat, dan pencatatan yang berantakan.
Namun, kenyataannya, banyak rumah sakit sudah mengeluarkan biaya besar untuk SIMRS, tetapi hasilnya mengecewakan. Sistem berjalan setengah hati, ditambah petugas kembali ke kertas, dan data tidak bisa dipercaya.
Masalahnya jarang terletak pada software, Penyebab terbesarnya adalah kesalahan dalam perencanaan dan pelaksanaan implementasi. Berikut tujuh kesalahan yang paling sering terjadi, beserta cara menghindarinya.
1. Membeli Sistem Sebelum Memahami Kebutuhan
Kesalahan pertama terjadi sebelum kontrak ditandatangani. Salah satunya banyak manajemen memilih SIMRS karena demo yang menarik, harga yang murah, atau rekomendasi rumah sakit lain, tanpa memetakan kebutuhan rumah sakitnya sendiri.
Padahal rumah sakit tipe C dengan 100 tempat tidur memiliki alur kerja yang berbeda dari rumah sakit khusus ibu dan anak atau rumah sakit rujukan tipe B.
2. Mengabaikan Dukungan dan Keterlibatan Manajemen
Implementasi SIMRS bukan proyek IT, melainkan menjadi sebuah proyek transformasi organisasi. Ketika direksi hanya menyerahkannya tugas dan wewenang kepada bagian IT, proyek kehilangan wibawa. Kepala unit merasa tidak wajib patuh, dokter menolak mengubah kebiasaan, dan keputusan lintas unit macet.
3. Meremehkan Faktor Manusia dan Resistensi Perubahan
Perawat yang sudah dua puluh tahun menulis di formulir kertas tidak otomatis nyaman mengetik di layar, sehingga perlu benar-benar melakukan adaptasi. Sehingga perlu didukung juga dengan sistem yang tepat dan sesuai kebutuhan RS.
Dokter spesialis yang visitenya padat mungkin menganggap SIMRS menambah beban. Namun, resistensi ini wajar, dan jika diabaikan akan berujung pada data yang diisi asal-asalan atau tidak diisi sama sekali.
4. Pelatihan yang Asal-Asalan
Pelatihan satu hari di aula, dengan puluhan peserta menonton slide, tidak akan membuat siapa pun mahir. Akibatnya, saat sistem mulai dipakai, helpdesk kewalahan dan petugas panik karena antrean pasien menjadi menumpuk dan hanya akan mengganggu operasional rumah sakit itu sendiri.
5. Mengabaikan Kualitas dan Migrasi Data
Data lama sering penuh duplikasi, salah ketik, atau tidak konsisten. Satu pasien bisa memiliki tiga nomor rekam medis, dan kode tindakan atau obat tidak seragam. Jika data ini dipindahkan mentah-mentah ke sistem baru, masalah lama ikut terbawa dan menjadi lebih sulit dilacak.
6. Tidak Memperhatikan Interoperabilitas dan Kepatuhan Regulasi
SIMRS yang berdiri sendiri akan cepat usang. Sebab, rumah sakit di Indonesia dituntut harus terhubung dengan berbagai ekosistem, mulai dari BPJS Kesehatan untuk klaim dan antrean, hingga platform SATUSEHAT milik Kementerian Kesehatan untuk pertukaran data rekam medis elektronik.
Selain itu ada ketentuan tentang rekam medis elektronik dalam Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 dan kewajiban perlindungan data pribadi berdasarkan UU Nomor 27 Tahun 2022. Vendor yang tidak siap mengikuti regulasi akan membuat Anda menanggung biaya tambahan di kemudian hari.
7. Menganggap Go-Live sebagai Garis Finis
Banyak proyek dinyatakan “selesai” begitu sistem hidup. Setelah itu tidak ada evaluasi, tidak ada pemeliharaan terencana, dan tidak ada pemantauan penggunaan. Bug kecil menumpuk, pengguna mencari jalan pintas, dan lama-lama sebagian proses kembali manual.
Bagaimana Solusi Mengatasi Masalah Tersebut?
Sebelum benar-benar menentukan SIMRS yang tepat, jajaran manajemen rumah sakit perlu melakukan survei.
Susun dokumen kebutuhan (user requirement) bersama perwakilan tiap unit: pendaftaran, rawat jalan, IGD, rawat inap, farmasi, laboratorium, radiologi, keuangan, dan rekam medis. Petakan alur kerja yang berjalan saat ini, tandai titik masalahnya, lalu jadikan dokumen itu acuan menilai setiap calon vendor.
Langkah selanjutnya adalah bentuk tim implementasi yang diketuai direksi atau pejabat setingkat, dengan perwakilan klinis dan nonklinis. Ini bertujuan agar proses pemilihan vendor SIMRS benar-benar terstruktur.
Kemudian Tetapkan target, jadwal, dan sanksi serta apresiasi yang jelas ditambah direktur perlu hadir secara nyata dalam rapat evaluasi, bukan hanya meresmikan proyek.
Tugas yang tidak kalah penting adalah melakukan pembersihan data (data cleansing) sebelum migrasi. Tetapkan master data yang baku untuk pasien, tindakan, obat, tarif, dan diagnosis.
Tentukan juga data apa yang perlu dimigrasikan dan apa yang cukup diarsipkan, baru setelah migrasi, lakukan verifikasi dengan membandingkan sampel data lama dan baru. Ini merupakan pekerjan yang mungkin dianggap membosankan, tetapi kualitas data menentukan apakah laporan manajemen kelak bisa dipercaya.
Vendor yang Tepat Tidak Membiarkan Pelayanan RS Terganggu
Ketujuh kesalahan di atas punya akar yang sama: SIMRS diperlakukan sebagai barang yang dibeli, padahal ia adalah perubahan cara kerja yang harus dikelola.
Rumah sakit yang berhasil biasanya memulai dari kebutuhan nyata, mendapat dukungan penuh pimpinan, mempersiapkan manusianya, merapikan datanya, memenuhi regulasi, dan terus mengevaluasi setelah sistem berjalan.
Jika Anda sedang atau akan memulai implementasi, tidak ada salahnya dapat melakukan konsultasi dan mencoba demo Gratis SIMRS Farmagitech dengan menekan tombol di bawah ini.
Baca juga: SIMRS Ideal untuk Rumah Sakit: Pelajaran dari Kendala Bug dan Loading Lambat
Baca juga: 5 Mitos tentang SIMRS yang Diam-Diam Menghambat Rumah Sakit Anda
